Ist-Zustand aufnehmen

Nach der grundsätzlichen Orientierung beginnt die eigentliche Projektvorbereitung. Der erste Schritt ist die strukturierte Aufnahme des Ist-Zustands. Sie schafft die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen: Handlungsfelder, Ziele, Einsparpotenziale, Budget, Zielbild, Lastenheft und Softwareauswahl.

Eine Ist-Aufnahme darf sich nicht auf vorhandene Dokumente oder einzelne Gespräche beschränken. Entscheidend ist, wie die Abläufe in der Praxis tatsächlich funktionieren. Dazu gehören geplante Prozesse ebenso wie Umgehungslösungen, Excel-Dateien, Papierbelege, manuelle Rückfragen, Doppelerfassungen und informelle Abstimmungen.

Warum die Ist-Aufnahme über die Qualität des gesamten Projekts entscheidet

Ein MES soll betriebliche Abläufe verbessern. Deshalb muss zuerst verstanden werden, wo heute Zeit, Qualität, Verfügbarkeit, Transparenz oder Steuerungsfähigkeit verloren gehen. Ohne diese Grundlage besteht die Gefahr, Symptome zu digitalisieren, statt Ursachen zu beseitigen.

Die Ist-Aufnahme beantwortet insbesondere folgende Fragen:

• Wie laufen Aufträge, Materialien, Informationen und Rückmeldungen heute durch das Unternehmen?
• Welche Systeme und Hilfsmittel werden tatsächlich genutzt?
• Wo entstehen Medienbrüche, Wartezeiten, Doppelerfassungen oder Informationsverluste?
• Welche Probleme treten regelmäßig auf?
• Welche Auswirkungen haben diese Probleme auf Termine, Kosten, Qualität und Aufwand?
• Welche Ursachen sind bereits bekannt und welche müssen noch geprüft werden?
• Welche Daten sind vorhanden, wie zuverlässig sind sie und wer verantwortet sie?
• Welche organisatorischen Rahmenbedingungen beeinflussen die Abläufe?

Erst wenn diese Fragen ausreichend beantwortet sind, kann bewertet werden, wo ein MES tatsächlich Nutzen stiften kann.

Beobachten, beschreiben und bewerten – in dieser Reihenfolge

Eine belastbare Analyse trennt drei Schritte voneinander:

1. Beobachten: Was geschieht tatsächlich?
2. Beschreiben: Wie läuft der Prozess heute ab?
3. Bewerten: Welche Schwächen, Auswirkungen und Ursachen sind erkennbar?

Diese Reihenfolge verhindert, dass bereits während der Aufnahme voreilige Lösungen festgelegt werden. Aussagen wie „Wir brauchen eine digitale Plantafel“ oder „Das neue MES muss automatisch Maschinen anbinden“ sind noch keine Ist-Beschreibung. Sie sind mögliche Lösungsansätze, die später geprüft werden.

Den Untersuchungsumfang klar abgrenzen

Vor Beginn der Aufnahme muss festgelegt werden, welche Standorte, Bereiche, Prozesse, Produktgruppen und Systeme betrachtet werden. Ohne diese Abgrenzung wird die Analyse entweder zu oberflächlich oder unkontrolliert umfangreich.

Die Abgrenzung sollte mindestens enthalten:

• betroffene Werke und Produktionsbereiche,
• relevante Fertigungsarten und Produktgruppen,
• betrachtete Schichten und Arbeitszeitmodelle,
• Schnittstellen zu Planung, Qualität, Logistik, Instandhaltung und Personal,
• vorhandene ERP-, BDE-, MDE-, CAQ-, Planungs- und Speziallösungen,
• repräsentative Maschinen, Linien und Arbeitsplätze,
• bewusst ausgeschlossene Themen.

Bei mehreren Werken ist zu klären, ob ein Pilotwerk analysiert oder von Beginn an ein standortübergreifendes Ziel verfolgt wird. Ein einzelnes Werk darf nicht ungeprüft als repräsentativ für alle Standorte gelten.

Die Ist-Aufnahme entlang der Wertschöpfung durchführen

Die sinnvollste Reihenfolge folgt dem realen Auftrags- und Materialfluss. Die Analyse beginnt dort, wo Produktionsbedarf entsteht, und endet dort, wo der Auftrag abgeschlossen, dokumentiert und an nachgelagerte Systeme zurückgemeldet wird.

Typische Stationen sind:

1. Auftragseingang und Übergabe aus dem ERP,
2. Grob- und Feinplanung,
3. Materialbereitstellung und Produktionslogistik,
4. Arbeitsvorbereitung und Bereitstellung von Unterlagen, Programmen, Werkzeugen und Ressourcen,
5. Auftragsstart und Identifikation am Arbeitsplatz,
6. Betriebs- und Maschinendatenerfassung,
7. Störungs-, Ausschuss- und Nacharbeitsprozesse,
8. fertigungsbegleitende Qualitätsprüfung,
9. Auftragsfortschritt und Rückmeldung,
10. Rückverfolgbarkeit, Dokumentation und Auftragsabschluss.

Diese Betrachtung verhindert eine rein abteilungsbezogene Sicht. Viele Probleme entstehen gerade an Übergaben zwischen Bereichen oder Systemen.

Sechs Analysefelder für ein vollständiges Ist-Bild

1. Prozesse und Arbeitsabläufe

Erfasst wird, wie die Arbeit tatsächlich ausgeführt wird. Dazu gehören Auslöser, Reihenfolge, Beteiligte, Entscheidungen, Ausnahmen und Rückmeldungen.

Wichtige Fragen sind:

• Wer startet den Prozess?
• Welche Informationen werden benötigt?
• Woher kommen diese Informationen?
• Welche manuellen Tätigkeiten und Freigaben sind notwendig?
• Welche Ausnahmen treten auf?
• Wie werden Abweichungen behandelt?
• Wann und wo wird der Prozess abgeschlossen?

Ein Prozess ist nicht ausreichend beschrieben, wenn nur der Standardfall bekannt ist. Gerade Eilaufträge, Maschinenstörungen, Materialmangel, Nacharbeit oder fehlende Prüfmittel zeigen, wie belastbar die heutige Organisation wirklich ist.

2. Systeme und Schnittstellen

Die Systemaufnahme zeigt, welche Anwendungen den Prozess unterstützen und wie Informationen zwischen ihnen übertragen werden.

Zu dokumentieren sind:

• Systemname, Hersteller, Version und technischer Zustand,
• fachlich genutzte Funktionen,
• Nutzergruppen und Nutzungsintensität,
• Ein- und Ausgangsdaten,
• Schnittstellen und Übertragungsrhythmen,
• manuelle Importe, Exporte und Doppelerfassungen,
• Eigenentwicklungen, Makros und individuelle Erweiterungen,
• Wartung, Support und Zukunftssicherheit.

Entscheidend ist nicht nur, ob eine Funktion vorhanden ist. Ebenso wichtig ist, ob sie genutzt wird, zuverlässig funktioniert und den heutigen Prozess ausreichend unterstützt.

3. Daten und Datenqualität

Ein MES verarbeitet Auftrags-, Maschinen-, Qualitäts-, Material-, Personal- und Stammdaten. Deshalb muss früh geprüft werden, ob die erforderlichen Daten verfügbar und verwendbar sind.

Zu untersuchen sind beispielsweise:

• Arbeitspläne und Arbeitsgänge,
• Maschinen- und Arbeitsplatzstammdaten,
• Schichtmodelle und Kalender,
• Rüst- und Vorgabezeiten,
• Material-, Chargen- und Seriennummerninformationen,
• Prüfpläne und Prüfmerkmale,
• Stör-, Ausschuss- und Nacharbeitsgründe,
• Personalqualifikationen und Berechtigungen.

Für jede relevante Datenart sollte feststehen, wo sie geführt wird, wer sie verantwortet, wie aktuell sie ist und welche bekannten Qualitätsprobleme bestehen.

4. Organisation, Rollen und Verantwortlichkeiten

Viele Schwächen sind nicht technisch verursacht. Unklare Zuständigkeiten, uneinheitliche Regeln oder fehlende Eskalationswege können durch Software allein nicht gelöst werden.

Die Analyse sollte deshalb klären:

• Wer plant, priorisiert und gibt Aufträge frei?
• Wer darf Reihenfolgen ändern?
• Wer pflegt Stammdaten und Rückmeldegründe?
• Wer reagiert auf Störungen und Abweichungen?
• Wer prüft Datenqualität und Vollständigkeit?
• Wer entscheidet bei Zielkonflikten?

Unterschiedliche Antworten auf dieselbe Verantwortungsfrage sind selbst ein wichtiges Analyseergebnis.

5. Kennzahlen und wirtschaftliche Auswirkungen

Probleme sollten soweit möglich mit vorhandenen Kennzahlen, Mengen und Zeitaufwänden belegt werden. Nur so lassen sich später Potenziale und Budget nachvollziehbar ableiten.

Relevante Größen können sein:

• Termintreue und Lieferverzug,
• Durchlauf- und Liegezeiten,
• Rüstzeiten und ungeplante Stillstände,
• Ausschuss- und Nacharbeitsquote,
• Planungs-, Erfassungs- und Auswertungsaufwand,
• Such- und Abstimmungszeiten,
• Bestände und Umlaufmaterial,
• Aufwand für Nachweise und Rückverfolgbarkeit.

Fehlen belastbare Kennzahlen, ist auch das ein Ergebnis. Dann muss beschrieben werden, welche Daten derzeit nicht verfügbar sind und wie eine spätere Messung ermöglicht werden kann.

6. Technische und organisatorische Rahmenbedingungen

Zusätzlich sind Bedingungen zu erfassen, die eine spätere Lösung beeinflussen. Dazu gehören unter anderem Netzwerkabdeckung, Maschinenzugänge, Endgeräte, Benutzerverwaltung, Informationssicherheit, Datenschutz, Betriebsrat, Schichtbetrieb und verfügbare interne Ressourcen.

Diese Punkte sind noch keine technischen Anforderungen. Sie zeigen jedoch früh, wo Abhängigkeiten, Risiken oder zusätzliche Aufwände entstehen können.

Die richtigen Informationsquellen kombinieren

Eine einzelne Methode reicht für eine belastbare Ist-Aufnahme nicht aus. Bewährt hat sich die Kombination aus mehreren Quellen:

Widersprechen sich Quellen, darf die Abweichung nicht einfach geglättet werden. Sie muss geklärt oder als offener Punkt dokumentiert werden.

Die Produktionsbegehung gezielt vorbereiten

Eine Begehung ist kein allgemeiner Betriebsrundgang. Sie folgt konkreten Aufträgen, Materialien und Informationen. Sinnvoll ist, repräsentative Fälle auszuwählen: einen normalen Auftrag, einen Eilauftrag, einen Auftrag mit Qualitätsprüfung und einen Fall mit Störung oder Nacharbeit.

Während der Begehung sollten unter anderem folgende Beobachtungen festgehalten werden:

• Wo entstehen Wartezeiten oder Rückfragen?
• Welche Informationen fehlen am Arbeitsplatz?
• Welche Daten werden auf Papier oder in Excel ergänzt?
• Wo werden Daten doppelt erfasst?
• Wie werden Störungen, Ausschuss und Nacharbeit gemeldet?
• Wie erkennt die Planung den tatsächlichen Auftragsfortschritt?
• Wie werden Material, Werkzeug, Prüfmittel und Personal koordiniert?
• Welche Tätigkeiten hängen von Erfahrung einzelner Mitarbeitender ab?

Probleme nach einheitlicher Logik dokumentieren

Eine allgemeine Aussage wie „Die Planung ist schlecht“ ist für die weitere Projektarbeit nicht brauchbar. Jedes relevante Problem sollte so konkret beschrieben werden, dass Ursache, Auswirkung und spätere Verbesserung nachvollzogen werden können.

Ist eine Ursache noch nicht sicher, muss sie als Annahme oder Prüfpunkt gekennzeichnet werden. Vermutungen dürfen nicht als bestätigte Fakten in die weitere Planung eingehen.

Fakten, Wahrnehmungen und Anforderungen trennen

Während der Ist-Aufnahme entstehen drei unterschiedliche Arten von Aussagen:

• Fakt: Eine beobachtete oder durch Daten belegte Situation.
• Wahrnehmung: Eine Einschätzung oder Erfahrung eines Beteiligten.
• Anforderung: Eine spätere Festlegung, was eine Lösung leisten soll.

Alle drei Aussagen sind wertvoll. Sie dürfen jedoch nicht vermischt werden. Aus dem Fakt „Rückmeldungen erfolgen zwei Stunden verspätet“ und der Wahrnehmung „Die Erfassung ist zu kompliziert“ wird noch nicht automatisch die Anforderung „Das MES muss vollständig automatisch rückmelden“. Zuerst sind Ursache, gewünschter Prozess und geeignete Lösung zu klären.

Beispiel: Musterwerk Präzisionstechnik GmbH

Ergebnisse der Ist-Aufnahme

Die Ist-Aufnahme ist abgeschlossen, wenn nicht nur Gespräche geführt, sondern verwertbare Ergebnisse dokumentiert wurden. Dazu gehören mindestens:

• abgegrenzter Untersuchungsumfang,
• übersichtliche Darstellung der relevanten Ist-Prozesse,
• System- und Schnittstellenübersicht,
• Beschreibung wichtiger Daten und erkannter Qualitätsprobleme,
• Liste der Schwachstellen mit Auswirkungen und Nachweisen,
• offene Fragen, Annahmen und Prüfbedarfe,
• erste Einordnung betroffener Bereiche und Verantwortlichkeiten,
• verfügbare Kennzahlen und fehlende Messgrößen.

Die Dokumentation muss so verständlich sein, dass Geschäftsführung, Fachbereiche und IT dasselbe Bild der Ausgangslage erhalten.

Arbeitshilfe: Prüfliste für die Ist-Aufnahme

Übergang zum nächsten Kapitel

Die Ist-Aufnahme zeigt, wo das Unternehmen heute steht. Im nächsten Schritt werden die Erkenntnisse zu Handlungsfeldern gebündelt, priorisiert und in konkrete Ziele überführt. Erst damit wird aus einer Sammlung von Problemen eine steuerbare MES-Initiative.