Die häufigsten Fehler vor dem Projektstart

Vor dem eigentlichen MES-Projekt wird die Richtung festgelegt. In dieser Phase entscheidet sich, ob ein Unternehmen mit klaren Zielen, belastbarem Budget, realistischem Umfang und einer geeigneten Vorgehensweise startet. Genau hier entstehen jedoch häufig Fehler, die später teuer werden.

Ein MES-Projekt ist kein normaler Softwarekauf. Es betrifft Planung, Produktion, Qualität, Instandhaltung, Logistik, Personal, IT und häufig auch Controlling, Einkauf, Datenschutz und Betriebsrat. Deshalb reicht es nicht, einige Anbieter einzuladen und sich Funktionen zeigen zu lassen. Vor dem Projektstart muss geklärt werden, warum das Unternehmen ein MES benötigt, welcher Nutzen erwartet wird, welche Voraussetzungen vorhanden sind und welche Entscheidung am Ende getroffen werden soll.

Warum die Phase vor dem Projektstart so kritisch ist

In der frühen Phase wirkt vieles noch unverbindlich. Es gibt erste Gespräche, interne Diskussionen, Präsentationen, Angebote oder Budgetschätzungen. Trotzdem werden bereits wichtige Weichen gestellt. Wer hier unstrukturiert vorgeht, schafft später falsche Erwartungen.

Typische Folgen einer schwachen Vorbereitung sind:

• unklare Projektziele,
• zu großer oder zu kleiner Projektumfang,
• unvollständiges Budget,
• nicht vergleichbare Anbieterangebote,
• fehlende interne Ressourcen,
• zu späte Einbindung wichtiger Fachbereiche,
• Entscheidungen nach Bauchgefühl statt nach nachvollziehbaren Kriterien,
• fehlende Akzeptanz in der Organisation.

Diese Probleme lassen sich später nur schwer korrigieren. Deshalb sollte die Vorbereitung nicht als Nebentätigkeit behandelt werden. Sie ist der erste fachliche Teil des MES-Projektes.

Fehler 1: Mit Anbietern starten, bevor der eigene Bedarf geklärt ist

Der häufigste Fehler besteht darin, zu früh Anbieter einzuladen. Das Unternehmen beginnt mit Produktpräsentationen, obwohl interne Ziele, Handlungsfelder, Prioritäten und Budget noch nicht geklärt sind.

Anbieterpräsentationen sind nicht falsch. Sie sind aber erst dann sinnvoll, wenn das Unternehmen weiß, was es bewerten will. Sonst entsteht ein Vergleich von Oberflächen, Funktionen und Verkaufsargumenten. Die eigentliche Frage bleibt offen: Passt die Lösung zum konkreten Bedarf des Unternehmens?

Besser ist: Zuerst wird der eigene Bedarf beschrieben. Dazu gehören Ist-Probleme, Ziele, betroffene Bereiche, gewünschte Einführungsstufen, vorhandene Systeme und die wirtschaftliche Erwartung. Erst danach folgt die strukturierte Anbieteransprache.

Fehler 2: MES als reines IT-Projekt behandeln

Ein MES wird technisch umgesetzt. Es ist aber fachlich kein reines IT-Projekt. Die wichtigsten Anforderungen entstehen in Produktion, Planung, Qualität, Logistik, Instandhaltung und Personal. Die IT ist unverzichtbar, weil sie Architektur, Schnittstellen, Sicherheit, Betrieb und Datenintegration verantwortet. Sie kann den fachlichen Nutzen jedoch nicht allein definieren.

Wenn ein MES-Projekt zu stark als IT-Vorhaben verstanden wird, bleiben operative Prozesse zu wenig berücksichtigt. Dann wird über Systeme, Schnittstellen und Technologie gesprochen, aber nicht ausreichend über Arbeitsabläufe, Verantwortlichkeiten, Datenqualität und Nutzen im Tagesgeschäft.

Fehler 3: Kein klares Zielbild definieren

Viele Unternehmen formulieren als Ziel: „Wir wollen ein MES einführen.“ Das ist kein Zielbild. Es beschreibt nur eine mögliche Maßnahme. Ein belastbares Zielbild beantwortet, was sich im Unternehmen konkret verbessern soll.

Ein Zielbild sollte beispielsweise klären:

• Welche Transparenz soll im Shopfloor entstehen?
• Welche Planungsqualität wird benötigt?
• Welche Rückmeldungen sollen automatisch oder manuell erfolgen?
• Welche Qualitäts- und Prozessdaten müssen durchgängig verfügbar sein?
• Welche Altsysteme sollen abgelöst, angebunden oder weiterverwendet werden?
• Welche Kennzahlen sollen regelmäßig genutzt werden?
• Welche Werke, Bereiche oder Linien gehören zur ersten Einführungsstufe?

Ohne Zielbild wird der Projektumfang zufällig. Einzelne Fachbereiche bringen ihre Wunschlisten ein. Anbieter zeigen, was ihre Software kann. Die Entscheidung verliert den Bezug zum eigentlichen Nutzen.

Fehler 4: Einsparpotenziale und Nutzen nicht beziffern

Ein MES-Projekt muss wirtschaftlich begründet werden. Dazu reicht die Aussage „Wir brauchen mehr Transparenz“ nicht aus. Transparenz ist wichtig, aber sie muss in Wirkung übersetzt werden. Entscheidend ist, welche Kosten, Risiken oder Aufwände durch bessere Daten, Planung, Rückmeldungen und Steuerung reduziert werden können.

Typische Nutzenfelder sind:

• weniger manueller Erfassungs- und Abstimmungsaufwand,
• weniger Stillstandszeiten durch bessere Ursachenanalyse,
• kürzere Such- und Klärungszeiten,
• bessere Termintreue,
• reduzierte Nacharbeit und Ausschusskosten,
• geringerer Aufwand für Rückverfolgbarkeit und Dokumentation,
• bessere Auslastung kritischer Maschinen oder Ressourcen,
• weniger Aufwand durch Ablösung veralteter Einzellösungen.

Diese Potenziale müssen nicht auf den Euro genau bewiesen sein. Sie müssen aber nachvollziehbar, plausibel und für die Budgetentscheidung ausreichend belastbar sein.

Fehler 5: Das Budget aus Anbieterpreisen statt aus Nutzen ableiten

Ein häufiger Weg ist: Anbieter werden gefragt, was ein MES kostet. Aus den Antworten entsteht dann ein Budgetgefühl. Dieser Weg ist gefährlich. Er betrachtet Kosten, bevor der wirtschaftlich sinnvolle Rahmen geklärt ist.

Ein tragfähiges MES-Budget sollte nicht nur aus Lizenz-, Miet- oder Projektpreisen bestehen. Es muss auch interne Aufwände, Schnittstellen, Maschinenanbindung, Datenaufbereitung, Hardware, Schulung, Projektleitung, Test, Abnahme und Einführung berücksichtigen.

Die bessere Frage lautet nicht zuerst: „Was kostet ein MES?“ Die bessere Frage lautet: „Welcher wirtschaftliche Nutzen ist realistisch, welcher ROI wird erwartet und welches Gesamtbudget ist dafür vertretbar?“

Fehler 6: Vorhandene Systeme nicht ehrlich bewerten

Viele Unternehmen haben bereits BDE-, MDE-, CAQ-, PZE-, Planungs- oder Eigenentwicklungssysteme im Einsatz. Vor dem Projektstart muss geklärt werden, ob diese Systeme abgelöst, integriert, erweitert oder zunächst besser genutzt werden sollen.

Ein typischer Fehler besteht darin, vorhandene Systeme pauschal als schlecht zu bewerten. Ein anderer Fehler ist das Gegenteil: Altsysteme werden aus Gewohnheit geschützt, obwohl sie fachlich oder technisch nicht mehr tragfähig sind.

Die Bewertung sollte nüchtern erfolgen:

• Welche Funktionen werden tatsächlich genutzt?
• Welche Funktionen fehlen?
• Welche Schnittstellen bestehen?
• Welche Datenqualität liefern die Systeme?
• Welche technischen Risiken bestehen?
• Welche Abhängigkeiten von Einzelpersonen oder Eigenentwicklungen gibt es?
• Welche Kosten entstehen durch Betrieb, Pflege und Umgehungslösungen?

Erst danach kann entschieden werden, ob ein neues MES auf bestehende Systeme aufsetzt oder ob eine Ablösung sinnvoll ist.

Fehler 7: Anforderungen zu ungenau oder zu früh zu detailliert beschreiben

Vor dem Projektstart müssen Anforderungen ausreichend klar sein. Gleichzeitig darf das Unternehmen nicht zu früh in technische Detailvorgaben abrutschen. Beide Extreme sind problematisch.

Zu ungenaue Anforderungen führen zu allgemeinen Angeboten und nicht vergleichbaren Aussagen. Zu frühe Detailvorgaben können dagegen Lösungen einschränken, bevor der fachliche Bedarf vollständig verstanden ist.

Gute Anforderungen beschreiben den fachlichen Bedarf. Sie lassen Anbietern ausreichend Raum für eine geeignete Lösung, verhindern aber allgemeine und unverbindliche Antworten.

Fehler 8: Interne Ressourcen nicht verbindlich planen

Ein MES-Projekt benötigt Zeit der eigenen Mitarbeitenden. Diese Zeit fehlt dann im Tagesgeschäft. Wird sie nicht eingeplant, entstehen Verzögerungen und Qualitätsprobleme.

Benötigt werden unter anderem:

• eine verantwortliche Projektleitung,
• Fachverantwortliche aus Produktion, Planung und Qualität,
• IT-Ansprechpartner für Architektur, Schnittstellen und Betrieb,
• Key User für Tests, Schulung und spätere Nutzung,
• Entscheider für Prioritäten, Budget und Zielkonflikte,
• bei Bedarf Betriebsrat, Datenschutz, Informationssicherheit und Einkauf.

Ein MES kann nicht erfolgreich „nebenbei“ eingeführt werden. Das gilt bereits für die Vorbereitung. Wer keine internen Ressourcen für Analyse, Anforderungen und Auswahl bereitstellt, erhält später keine belastbare Entscheidung.

Fehler 9: Datenqualität und Stammdaten unterschätzen

Ein MES kann nur so gut arbeiten wie die Daten, mit denen es versorgt wird. Arbeitspläne, Stücklisten, Maschinen, Personalqualifikationen, Werkzeuge, Prüfmerkmale, Materialdaten und Auftragsdaten müssen ausreichend vollständig und konsistent sein.

Fehlende Datenqualität führt nicht nur zu technischen Problemen. Sie gefährdet vor allem die Akzeptanz. Wenn Planungsergebnisse nicht plausibel sind oder Rückmeldungen nicht stimmen, verlieren Mitarbeitende schnell Vertrauen in das neue System.

Vor dem Projektstart sollte deshalb geprüft werden:

• Welche Stammdaten sind für die erste Einführungsstufe erforderlich?
• Wo entstehen diese Daten?
• Wer ist fachlich verantwortlich?
• Wie vollständig und aktuell sind die Daten?
• Welche Daten müssen vor Projektstart bereinigt werden?
• Welche Daten können erst im Projekt vervollständigt werden?

Fehler 10: Den Projektumfang nicht in Einführungsstufen denken

Viele MES-Vorhaben scheitern nicht daran, dass der Bedarf zu klein ist. Sie scheitern daran, dass der erste Schritt zu groß gewählt wird. Wenn zu viele Module, Werke, Schnittstellen, Maschinen und Fachbereiche gleichzeitig eingeführt werden sollen, steigt das Risiko deutlich.

Eine sinnvolle Einführungsstrategie beantwortet drei Fragen:

1. Welche Funktionen erzeugen den größten Nutzen?
2. Welche Bereiche sind organisatorisch und technisch startbereit?
3. Welche Abhängigkeiten müssen vor einer späteren Ausbaustufe geklärt sein?

Eine erste Stufe kann beispielsweise BDE, MDE und ausgewählte Transparenzfunktionen enthalten. Eine andere erste Stufe kann Auftragsfeinplanung und Rückmeldungen priorisieren. Bei stark regulierten Unternehmen kann Qualität und Rückverfolgbarkeit im Vordergrund stehen. Entscheidend ist nicht die allgemeine Modulreihenfolge, sondern der konkrete Nutzen im Unternehmen.

Fehler 11: Datenschutz, Betriebsrat und Informationssicherheit zu spät einbinden

MES-Systeme verarbeiten produktionsnahe Daten. Je nach Umfang können auch personenbezogene Daten, Leistungsdaten, Schichtdaten, Zugriffsrechte, Maschinenereignisse oder Qualitätsdaten betroffen sein. Deshalb sollten Datenschutz, Betriebsrat und Informationssicherheit nicht erst kurz vor der Einführung eingebunden werden.

Eine frühe Einbindung vermeidet spätere Blockaden. Sie schafft Klarheit darüber, welche Daten verarbeitet werden, wofür sie genutzt werden dürfen, welche Auswertungen zulässig sind und welche Regelungen erforderlich werden.

Fehler 12: Keine klare Entscheidungslogik festlegen

Vor dem Projektstart sollte feststehen, wie später entschieden wird. Sonst entsteht am Ende der Auswahl ein Konflikt zwischen Funktion, Preis, Technik, Anbieterwirkung und persönlichem Eindruck.

Eine klare Entscheidungslogik umfasst:

• bewertete Anforderungen,
• Gewichtung nach Bedeutung,
• definierte Muss-Kriterien,
• vergleichbare Angebotsstruktur,
• bewertete Anbieterpräsentationen anhand konkreter Use Cases,
• Betrachtung von Lizenz, Einführung, Betrieb, Schnittstellen und internen Kosten,
• Entscheidungsvorlage für Geschäftsführung oder Lenkungskreis.

Ohne diese Logik entscheidet am Ende oft der Anbieter mit der besten Präsentation, dem niedrigsten Einstiegspreis oder dem größten Bekanntheitsgrad. Das ist keine belastbare MES-Entscheidung.

Die häufigsten Fehler im Überblick

Selbstcheck vor dem MES-Projektstart

Beispiel: Musterwerk Präzisionstechnik GmbH

Was vor dem Projektstart mindestens vorliegen sollte

Ein Unternehmen muss vor dem Start nicht jedes Detail gelöst haben. Es sollte jedoch ausreichend Klarheit besitzen, um das Projekt bewusst und steuerbar zu beginnen.

Mindestens vorliegen sollten:

• eine nachvollziehbare Begründung für die MES-Initiative,
• eine erste Ist-Einschätzung der relevanten Prozesse und Systeme,
• ein gemeinsames Zielbild,
• eine erste Nutzen- und Potenzialbewertung,
• ein realistischer Budgetkorridor,
• eine Abgrenzung der ersten Einführungsstufe,
• eine Übersicht vorhandener Systeme und Schnittstellen,
• eine Einschätzung der Datenqualität,
• benannte interne Rollen und Verantwortlichkeiten,
• eine klare Vorgehensweise für Lastenheft, Anbieteransprache und Entscheidung.

Übergang zum nächsten Kapitel

Wenn die häufigsten Fehler bekannt sind, beginnt die eigentliche Vorbereitung. Der nächste Schritt ist die strukturierte Aufnahme des Ist-Zustands. Sie zeigt, wo das Unternehmen heute steht, welche Probleme messbar sind und welche Handlungsfelder daraus entstehen.