Präsentationen und Rangfolge

Der schriftliche Anbietervergleich zeigt, welche Lösungen grundsätzlich geeignet sind. Er kann jedoch nicht vollständig belegen, wie gut die Lösung im konkreten Arbeitsalltag funktioniert, wie verständlich die Bedienung ist und wie der Anbieter kritische Anforderungen tatsächlich umsetzt.

Genau dafür dienen die Lösungspräsentationen. Sie prüfen die Anbieter nicht anhand vorbereiteter Hochglanzszenarien, sondern anhand der Prozesse, Use Cases und offenen Punkte des Auftraggebers.

Präsentation und Demonstration klar unterscheiden

Eine allgemeine Unternehmens- oder Produktvorstellung kann einen kurzen Überblick geben. Sie ersetzt jedoch keine Lösungsdemonstration.

In einer belastbaren Demonstration zeigt der Anbieter:

• wie ein vorgegebener Prozess im System abgebildet wird,
• welche Arbeitsschritte ein Benutzer tatsächlich ausführt,
• welche Daten benötigt und erzeugt werden,
• wie Ausnahmen und Störungen behandelt werden,
• welche Funktionen Standard sind,
• wo Konfiguration, Erweiterungen oder Individualentwicklung notwendig sind,
• wie Rollen, Berechtigungen und Systemgrenzen berücksichtigt werden.

Damit wird sichtbar, ob eine schriftlich als erfüllt bewertete Anforderung auch praktisch überzeugt.

Use Cases aus den kritischen Anforderungen ableiten

Die Präsentationsaufgaben werden aus dem Lastenheft, den Anbieterantworten und den offenen Punkten des schriftlichen Vergleichs abgeleitet. Im Mittelpunkt stehen nicht alle Anforderungen, sondern die entscheidungsrelevanten Themen.

Geeignet sind insbesondere:

• unternehmenskritische Muss-Anforderungen,
• Prozesse mit hohem wirtschaftlichem Nutzen,
• komplexe oder stark variierende Abläufe,
• Anforderungen mit unklarer Anbieterantwort,
• Funktionen mit hohem Bedien- und Akzeptanzrisiko,
• Schnittstellen und systemübergreifende Prozesse,
• Themen mit hohem Anteil an Erweiterung oder Individualentwicklung,
• kritische Ausnahmen, Störungen und Rückmeldesituationen.

Jeder Use Case beschreibt eine konkrete Ausgangssituation, die erforderlichen Daten, die auszuführenden Schritte und das erwartete Ergebnis.

Use Cases sinnvoll gruppieren

Die Reihenfolge der Präsentation sollte sich am Entscheidungsprozess des Unternehmens orientieren. In der Praxis hat sich eine Gliederung in drei Blöcke bewährt:

1. Systemübergreifende Grundlagen: Navigation, Rollen, Stammdaten, Arbeitsvorräte, Auswertungen, mobile Nutzung, Administration und Schnittstellenprinzipien.
2. Funktionale Abläufe der Fachbereiche: Produktion, Qualität / CAQ und Personal mit den jeweils relevanten Use Cases.
3. Anbieter- und Projektthemen: Einführungsmethodik, Projektorganisation, Migration, Schulung, Support, Releasefähigkeit und Weiterentwicklung.

Diese Gruppierung kann projektspezifisch angepasst werden. Entscheidend ist, dass die Agenda für alle Anbieter identisch bleibt und die jeweils benötigten Fachvertreter gezielt teilnehmen können.

Eine verbindliche Präsentationsagenda erstellen

Jeder Anbieter erhält rechtzeitig dieselbe Agenda mit Zeitvorgaben, Use Cases, Rahmenbedingungen und erwarteten Ergebnissen.

Die Agenda enthält mindestens:

• Ziel und Ablauf des Präsentationstages,
• vorgesehene Teilnehmer und Rollen,
• festgelegte Themenblöcke und Zeitfenster,
• vollständig beschriebene Use Cases,
• benötigte Beispiel- und Stammdaten,
• offene Punkte aus dem Anbietervergleich,
• Vorgaben zur Kennzeichnung von Standard und Anpassung,
• Regeln für Fragen, Unterbrechungen und Nachweise,
• technische und organisatorische Voraussetzungen.

Ein begrenzter Zeitanteil kann für die Vorstellung des Unternehmens, der Produktstrategie und des Projektteams vorgesehen werden. Der überwiegende Teil des Termins gehört jedoch der konkreten Lösungsdemonstration.

Vorbereitung durch den Auftraggeber

Die Qualität der Präsentationen hängt wesentlich von der internen Vorbereitung ab. Vor dem ersten Termin müssen Bewertungssystem, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsregeln feststehen.

Zu klären sind:

• wer die Präsentation moderiert,
• wer die Zeit und Agenda überwacht,
• welche Teilnehmer welche Themen bewerten,
• wie Fragen dokumentiert werden,
• wie fehlende Demonstrationen behandelt werden,
• wie Bewertungsergebnisse konsolidiert werden,
• welche Mindestwerte oder Ausschlussgründe gelten.

Bewertungsbögen und Erläuterungen werden vorab verteilt. Alle Bewerter müssen die Skala und die zu bewertenden Kriterien gleich verstehen.

Das richtige Bewertungsteam zusammenstellen

Nicht jedes Teammitglied muss den gesamten Präsentationstag begleiten. Die Teilnahme wird nach Themenblöcken geplant. Dadurch bleiben die Fachvertreter verfügbar, ohne unnötig lange gebunden zu werden.

Typische Rollen sind:

• Projektleitung und Auswahlmoderation,
• Produktion und Fertigungssteuerung,
• Qualität / CAQ,
• Personal und Zeitwirtschaft,
• IT, Informationssicherheit und Infrastruktur,
• Key-User aus den betroffenen Bereichen,
• Management oder Lenkungskreis für entscheidungsrelevante Themen,
• bei Bedarf Einkauf, Datenschutz oder Betriebsrat.

Jeder Teilnehmer bewertet nur die Kriterien, die er fachlich beurteilen kann. Nicht beobachtete oder nicht verstandene Themen dürfen nicht aus Vermutung bewertet werden.

Die Demonstration konsequent moderieren

Der Moderator sorgt dafür, dass alle Anbieter dieselben Rahmenbedingungen erhalten. Er stoppt Ausweichbewegungen, umfangreiche Marketingteile und nicht geforderte Produktfunktionen.

Während der Demonstration wird festgehalten:

• ob der Use Case vollständig gezeigt wurde,
• welcher Lösungsweg verwendet wurde,
• welche Annahmen der Anbieter getroffen hat,
• welche Funktionen nicht im Standardsystem enthalten sind,
• welche offenen Punkte oder Risiken verbleiben,
• welche Nachweise nachzureichen sind.

Erfüllung und Bedienbarkeit getrennt bewerten

Eine Funktion kann fachlich vorhanden sein und dennoch im Arbeitsalltag ungeeignet wirken. Deshalb sollten mehrere Bewertungsperspektiven getrennt erfasst werden.

Geeignete Kriterien sind:

• fachliche Erfüllung des Use Cases,
• Nachvollziehbarkeit des Lösungswegs,
• Bedienbarkeit und Anzahl notwendiger Arbeitsschritte,
• Übersichtlichkeit und rollenbezogene Darstellung,
• Flexibilität bei Varianten und Ausnahmen,
• Konfigurierbarkeit ohne Programmierung,
• Transparenz von Daten und Entscheidungen,
• technische Integrationsfähigkeit,
• erkennbarer Einführungs- und Anpassungsaufwand,
• Akzeptanz bei den späteren Anwendern.

Die Kriterien erhalten vor dem Verfahren festgelegte Gewichte. Ausschlusskriterien und kritische Risiken werden weiterhin separat behandelt.

Bewertung unmittelbar nach jedem Themenblock

Bewertungen sollten direkt nach dem jeweiligen Use Case oder Themenblock abgegeben werden. Spätere Sammelbewertungen sind anfällig für Erinnerungslücken und den Gesamteindruck des Präsentators.

Die Einzelbewertungen werden zunächst unabhängig erfasst. Erst danach werden starke Abweichungen im Team besprochen. Ziel ist keine künstliche Einstimmigkeit, sondern eine fachlich begründete Konsolidierung.

Ein Mittelwert allein reicht nicht aus. Deutliche Unterschiede zwischen Fachbereichen können auf reale Risiken hinweisen und müssen dokumentiert werden.

Offene Punkte und Zusagen verbindlich dokumentieren

Nicht jeder Punkt kann während der Präsentation abschließend geklärt werden. Offene Fragen, angekündigte Nachweise und Anbieterzusagen werden in einer zentralen Liste erfasst.

Die Dokumentation enthält:

• Bezug zum Use Case oder zur Anforderung,
• konkrete offene Frage,
• verantwortlichen Anbieteransprechpartner,
• verbindlichen Rückmeldetermin,
• Auswirkung auf Bewertung, Kosten oder Risiko,
• abschließende Klärung und Nachweis.

Mündliche Zusagen dürfen nicht ungeprüft in die Entscheidung einfließen. Entscheidungsrelevante Aussagen müssen schriftlich bestätigt und später in Angebot oder Vertrag übernommen werden.

Präsentationsergebnisse mit dem schriftlichen Vergleich verbinden

Nach allen Terminen werden die Ergebnisse der Lösungsdemonstrationen mit dem bisherigen Anbietervergleich zusammengeführt. Dabei wird geprüft, ob schriftliche Angaben bestätigt, relativiert oder widerlegt wurden.

Mögliche Folgen sind:

• Bestätigung des bisherigen Erfüllungsgrades,
• Auf- oder Abwertung einzelner Anforderungen,
• Ergänzung neuer Projektrisiken,
• Neubewertung von Standard und Anpassung,
• Änderung des erwarteten Einführungsaufwands,
• Klärung oder Anpassung der Kostenbasis,
• Ausschluss eines Anbieters bei wesentlichen Abweichungen.

Die endgültige Rangfolge bilden

Die Rangfolge entsteht nicht aus einem einzigen Gesamtwert. Sie verbindet mehrere Entscheidungsebenen:

• gewichteter Erfüllungsgrad des Lastenheftes,
• Ergebnisse der Use-Case-Demonstrationen,
• Bedienbarkeit und Akzeptanz,
• technische und organisatorische Risiken,
• Projekt- und Supportfähigkeit,
• Anteil von Standard, Konfiguration und Individualentwicklung,
• Projektkosten und Total Cost of Ownership,
• Passung zu Einführungsstufen und Zielarchitektur.

Die Rangfolge muss nachvollziehbar begründet werden. Neben dem bestplatzierten Anbieter sollte mindestens ein belastbarer Ersatzkandidat benannt werden. Das stärkt die Verhandlungsposition und reduziert das Risiko, falls die abschließende Angebots- oder Vertragsklärung scheitert.

Keine Entscheidung allein am Präsentationstag

Eine spontane Entscheidung direkt nach der letzten Präsentation ist zu vermeiden. Der Gesamteindruck ist zu diesem Zeitpunkt stark von Auftreten, Reihenfolge und Tagesform geprägt.

Vor der Freigabe der Rangfolge werden:

• alle Bewertungen konsolidiert,
• offene Punkte geklärt,
• schriftliche und demonstrierte Erfüllung abgeglichen,
• Kosten und Risiken aktualisiert,
• Ausschlusskriterien erneut geprüft,
• Entscheidungsgründe dokumentiert.

Erst danach entscheidet das festgelegte Gremium über den bevorzugten Anbieter für die abschließende Klärungs- und Angebotsphase.

Das Musterwerk bewertet die Lösungspräsentationen

Typische Fehler bei Präsentationen und Rangfolge

• Der Anbieter bestimmt Inhalt und Ablauf der Präsentation.
• Jeder Anbieter zeigt andere Prozesse und Funktionen.
• Use Cases sind zu allgemein oder nicht prüfbar beschrieben.
• Nur der Normalfall wird gezeigt.
• Kritische Ausnahmen und Störungen bleiben unberücksichtigt.
• Marketingteile verdrängen die eigentliche Lösungsdemonstration.
• Bewerter erhalten keine einheitlichen Kriterien.
• Teilnehmer bewerten Themen außerhalb ihrer Fachkenntnis.
• Bewertungen werden erst am Ende des Tages abgegeben.
• Sympathie und Präsentationsqualität überlagern die Lösung.
• Mündliche Zusagen werden nicht dokumentiert.
• Schriftliche Anbieterantworten werden nicht mit der Demonstration abgeglichen.
• Die Gesamtpunktzahl verdeckt Ausschlusskriterien oder hohe Risiken.
• Der zuletzt präsentierende Anbieter wird durch den Erinnerungseffekt bevorzugt.
• Die Entscheidung fällt spontan ohne konsolidierte Auswertung.

Ergebnis dieses Arbeitsschrittes

Am Ende sollten mindestens folgende Ergebnisse vorliegen:

• eine für alle Anbieter identische Präsentationsagenda,
• vollständig beschriebene und priorisierte Use Cases,
• ein vorbereitetes und eingewiesenes Bewertungsteam,
• einheitliche Bewertungsbögen und Bewertungsregeln,
• dokumentierte Ergebnisse je Use Case und Anbieter,
• eine Liste aller offenen Punkte, Nachweise und Zusagen,
• Abgleich zwischen schriftlicher und demonstrierter Erfüllung,
• aktualisierte Risiko- und Kostenbewertung,
• eine fachlich begründete endgültige Rangfolge,
• ein bevorzugter Anbieter und ein Ersatzkandidat,
• eine freigegebene Grundlage für die abschließende Angebotsprüfung.

Arbeitshilfe: Lösungspräsentationen prüfen

Übergang zum nächsten Kapitel

Mit der Rangfolge steht fest, welcher Anbieter fachlich und wirtschaftlich am besten passt. Beauftragt werden darf er dennoch erst, wenn Leistungsumfang, Annahmen, Kosten, Termine und Verantwortlichkeiten vollständig geprüft und in einem bestellfähigen Angebot verbindlich festgehalten sind.